PENGENDALIAN MUTU DAN PROFITABILITAS

Di era globalisasi ini, permintaan konsumen terhadap produk semakin tinggi yaitu :

1. Produk yang bermutu tinggi
2. Produk yang murah                          
3. Produk yang cepat distribusinya         

Sebegitu pentingnya produk yang bermutu tinggi, sehingga banyak perhatian para produsen-produsen tercurah untuk mencari cara-cara guna menghasilkan produk bermutu tinggi sekaligus produk yang murah (selama ini ada istilah ‘HARGA BERBICARA’)

Penelitian terbaru mengatakan bahwa ada hubungan yang erat antara MUTU dan PROFITABILITAS.  Benarkan “Memberi perhatian terhadap mutu meghasilkan pengematan besar” à Bagaimana ceritanya ???

A.     PENGUKURAN BIAYA MUTU

·         Pengukuran kinerja mutu penting agar tercapai keberhasilan dalam tingkatkan mutu.

·         Syarat dasar untuk pengukuran kinerja mutu adalah dengan mengukur biaya mutu, menggunakan system penentuan biaya mutu (Quality Costing System) yaitu system untuk memantau dan mengumpulkan biaya untuk mempertahankan dan menyempurnakan mutu produk dalam perusahaan.

B.      DEFINISI MUTU

Mutu à tingkat baik/buruknya sesuatu

Produk bermutu à produk yang memenuhi berbagai harapan pelanggan

Terdapat 2 jenis mutu :

1.      Mutu Rancangan (Quality of Design) à suatu fungsi berbgai spesfikasi produk

Misalnya :

Fungsi jam tangan à Untuk menunjukkan waktu

Tetapi 2 jam dengan beda merek akan berbeda spesifikasinya. Satu terbuat dari baja, tali kulit dan lainnya dari stainless steel, tali rantai dll)

Atau

Mobil Suzuki dan BMW sama fungsinya untuk transport, namun keduanya punya mutu rancagan berbeda

Umumnya tinggi / rendahnya mutu rancangan ditunjukkan dengan dua cara :

1.      Tingginya biaya pemanufakturan

2.      Tingginya harga jual

2.   Mutu Kesesuaian (Quality of Conformance) à Suatu ukuran bagaimana suatu produk memenuhi berbagai persyaratan / spesifikasi à “mutu” yang secara umum dikenal !!

      à Jika suatu produk memenuhi semua spesifikasi rancangan, produk tersebut cocok untuk digunakan.

Contohnya :

Seseorang membeli jam ELLE dan berharap jam tersebut berfungsi untuk jangka panjang. Tetapi saat pertama diputar kuncinya, gagang putaran tsb putus dan secara konsisten menyimpang 20 menit/hari.

Jenis penilaian mutu apa yang dibuat pelanggan tsb ?

à   Ketidaksesuaian untuk penuhi persyaratan biasanya timbulkan masalah besar bagi perusahaan

à   Jika para ahli bicara “peningkatan mutu” artinya : sebagai pengurangan kejadian ketidaksesuaian dengan harapan pelanggan.

C.     JENIS BIAYA MUTU

Biaya Mutu adalah Biaya yang terjadi / akan terjadi karena mutu yang buruk (biaya yang berhubungan dengan penciptaan, pengidentifikasian, perbaikan dan pencegahan kerusakan)

Biaya mutu digolongkan menjadi 4 (empat) yaitu :

1. Biaya Pencegahan

à Biaya yang dikeluarkan untuk mencegah kerusakan produk yang akan diproduksi, missal : biaya yang berhubungan dengan perancangan, pengimplementasian, pemeliharaan system mutu.

à Biaya yang dikeluarkan dalam rangka menurunkan jumlah unit produk yang alami ketidaksesuaian, misal : menaikan biaya pencegahan dengan maksud bisa menurunkan biaya kegagalan.

Contoh : biaya perekayasaan mutu, program pelatihan mutu, pelaporan mutu, audit mutu, evaluasi para pemasok dll.

2. Biaya Penilaian

à Biaya yang terjadi untuk tentuin apakah produk sesuai dengan persyaratan2 mutu

à Biaya yang berfungsi untuk mencegah pengiriman barang-barang yang tidak sesuai persyaratan ke para pelanggan.

Contoh : Biaya inspeksi dan pengujian bahan, inspeksi pengepakan, penerimaan produk, verifikasi pemasok, penerimaan proses dll.

Penerimaan produk à pen-sample-an dari batch2 / produk jadi untuk tentuin apakah produk tersebut memenuhi tingkat mutu yang dapat diterima

Penerimaan proses à pen-sample-an barang-barang yang diproses untuk melihat apakah proses tersebut dalam kendali dan dapat menghasilkan produk yang tidak rusak ? Jika tidak, maka proses harus dihentikan !.

3. Biaya Kegagalan Internal

à Biaya yang terjadi karena produk tidak sesuai persyaratan dan terditeksi sebelum barang/jasa tersebut dikirim ke pelanggan

à   Biaya ini tidak timbul jika tidak ada kesurakan

Contoh : sisa produk, rework, reinspeksi, pengujian kembali dll

4. Biaya Kegagalan Eksternal

à Biaya yang terjadi karena produk gagal menyesuaikan persyaratan-persyaratan yang diketahui setelah produk dikirim ke pelanggan.

à Biaya yang paling membahayakan dari semua biaya mutu

Contoh : penjualan yang hilang karena produk rusak, pengembalian, jaminan, reparasi, penggantian dll

Contoh Kasus : Tahun 1977 perusahaan USA keluarkan $135 juta untuk menarik 7.5 juta ban radial bersabuk baja.

D.     INFORMASI BIAYA MUTU (Perlu di laporkan kemudian dapat digunakan)

D.1. LAPORA BIAYA MUTU à Tentukan sudah optimal atau belum ?

à Signifikansi keuangan dari biaya mutu dapat ditaksir dengan mudah, yaitu dengan menggambarkan biaya-biaya tersebut dalam bentuk persentase dari sales rill.

à Biaya mutu dapat dikecilkan guna tingkatkan laba, tetapi penurunan biaya mutu harus diikuti dengan peningkatan waktu

Ada 2 (dua) pandangan tentang biaya mutu yang Optimal :

1. Acceptable Quality Level à Tradisional
2. Total Quality Control (TQC) à Modern

·         Distribusi Optimal Biaya Mutu à Pandangan Tradisional àAQL

à Berdasarkan banyak ahli yang mengataka bahwa biaya mutu yang optimal diperoleh dari keseimbangan optimal antara ke-4 biaya mutu (biaya pencegahan, penilaian dan kegagalan) à jika biaya pencegahan dan penilaian menaik, maka biaya kegagaln akan turun.

Gambar disamping mengatakan à Banyaknya %tase produk rusak diakibatkan karena biaya pencegahan kecil à Tingginya biaya kegagalan menggambarkan banyaknya produk yang rusak Pertemuan / titik keseimbangan tercapai itulah yang dinamakan acceptable quality level

·         Distribusi Optimal Biaya Mutu (Pandangan Kelas Dunia / Modern) à TQC

à Dalam persaingan global, “mutu” dapat dijadikan sebagi keunggulan daya saing, sehingga perusahaan ingin tingkatkan mutu produk sekaligus menurunkan biaya mutu, sehingga manajer harus ubah pendekatan biaya mutunya

à Mengakui bahwa tingkat optimal biaya mutu terjadi JIKA TIDAK ADA PRODUK YANG RUSAK (zero defect)

Misalkan :

PT. JOYA mau tingkatkan mutu masukan bahan mentah dengan mencri produk yang bisa memenuhi standart perusahaan. Tapi hasilnya perusahaan keluarkan biaya untuk cari pemasok tersebut misalna untuk menelaah pemasok, komunikasi, negoisasi kontrak dll (biaya pencegahan dan penilaian tinggi) tetapi saat diimplementasikan, mulai biaya-biaya tersebut menurun diikuti oleh pengurangan biaya kegagalan, seperti rework yang kurang, keluhan pelanggan yang menurun.

            Kemudian perusahaan bisa putuskan untuk mengurangi biaya inspeksi penerimaan bahan, aktivitas penerimaan produk dll (kurangi biaya penilaian) yang kemudian perusahaan dapat menurunkan semua kelompok biaya mutunya dan sekaligus mutu produk meningkat secara otomatis.

D.2. PENGGUNAAN INFORMASI BIAYA MUTU

Biaya mutu à biaya, sehingga penggunaan informasi biaya mutu dapat berguna untuk keputusan-keputusan yang berhubungan dengan biaya seperti :

(a)    Pembuatan keputusan Stratejik (harga jual)

(b)   Perencanan laba

(c)    Pengendalian

Informasi biaya mutu dapat bermanfaat sebagai pengendalian :

1. Mengevaluasi kinerja manajerial / lihat umpan balik kerja manajer supaya bisa dikoreksi
2. Memberi tanda-tanda tentang masalah-masalah yang bisa timbul di masa yad

E. PEMILIHAN STANDART MUTU

Perusahaan bisa memilih standar mutu yang mau ditegakkan, yaitu :

(1)    Pendekatan Tradisional

à   Standart mutu yang dianggap tepat adalah Acceptable Quality Level (AQL) untuk produk yang diproduksi dan dijual.

Perlu direnungkan :

• Mengapa perusahaan harus merencanakan untuk produk ada yang rusak ?
• Apakah ada yang mau terima jika tau ada produk yang rusak dalam pesanannya ?
• Bayangkan jika ini diterapkan di RS, menakutkan bukan ? à Jika ada 100 pasien, 4 orang yang dianggap layak mati ?

(2)    Pendekatan Kerusakan Nol

à Standart mutu yang mencerminkan Total Quality Control yang melekat pada pendekatan JIT (Jadi gerakn TQC ditopang oleh perusahaan yang telah menerapkan JIT)

à Pendekatan ini tidak mungkin tercapai sepenuhnya, hanya mendekati standart.

Adapun jika terdapat kerusakan, ini disebabakan oleh :

·         Kurangnya pengetahuan à diatasi dengan pelatihan

·         Kurangnya perhatian à diatasi dengan kepemimpinan yang lebih efektif

à   Harus diterapkan secara mutlak dibidang tertentu à Dokter, konstruksi bangunan, pengiriman barang dll (bisa dilakukan Jika Do it right from first time)