MANAJEMEN PERSEDIAAN

Persediaan mjadi sangat penting karena persedian berhubungan dengan pembentukan keunggulan kompetitif jangka panjang.

Hal-hal yang sangat dipengaruhi oleh tingkat persediaan :

1. Kualitas                                 5. Kapasitas berlebih
2. Rekayasa Produk                                6. Kemampuan merespon pelanggan
3. Harga                                                     7. Tenggang waktu
4. Lembur                                  8. Profitabilitas keseluruhan

Artinya : Perusahaan dengan tingkat persediaan lebih tinggi dari perusahaan lain à memiliki kecendrungan untuk berada dalam kompetitif yang lebih rendah (persediaan tinggi à biaya persediaan tinggi à biaya tinggi à mempengaruhi laba)

Apa Itu Biaya Persediaan ???

Ada 2 (dua) kemungkinan :

1.        Dunia Penuh Kepastian à dimana permintaan akan suatu produksi / bahan baku diketahui dengan pasti untuk periode tertentu, sehingga dikenal 2 biaya utama :

1.a. Jika bahan baku dibeli dari luar à biaya pemesanan* dan biaya penyimpanan

1.b. Jika bahan baku diproduksi à biaya persiapan* dan penyimpanan

         *) mewakili biaya yang harus dikeluarkan untuk memperoleh persediaan

2.     Dunia Tidak Pasti à dimana permintaan tidak diketahui secara pasti à muncul katagori biaya ke-3 dari biaya persediaan yaitu : biaya habisnya persediaan

Biaya Pemesanan / Ordering Cost : biaya untuk menempatkan dan menerima pesanan. Contoh : Biaya pemrosesan pesanan , biaya asuransi untuk pengiriman, biaya pembongkaran

Biaya Persiapan atau penyetelan / Setup Cost : biaya untuk menyiapkan peralatan dan fasilitas sehingga dapat digunakan untuk memproduksi produk atau komponen tertentu. Contoh : biaya uji coba produksi

Biaya Penyimpanan / Carrying Cost : biaya untuk menyimpan persediaan. Contoh : Biaya asuransi, pajak persediaan, keusangan dan biaya ruang penyimpanan.

Biaya Habisnya Persediaan / Stockout Cost : Biaya yang terjadi karena tidak dapat menyediakan produk ketika diminta pelanggan. Contoh : penjualan yang hilang (baik saat ini maupun dimasa yad)

Alasan Tradisional Punya Persediaan :

1.     Laba Maximal à Turut meminimalkan biaya yang berkaitan dengan persediaan

        Minimalkan biaya penyimpanan à  mendukung produksi dikit aja

        Minimalkan biaya pemesanan à  mendukurng pemesanan dalam jumlah besar

        Artinya à menyeimbangkan biaya pemesanan / persiapan dengan biaya penyimpanan

2.        Memenuhi permintaan pelanggan (dalam memenuhi tanggal pengiriman)

3.        Untuk menghindari penutupan fasilitas manufaktur akibat :

a.         Kerusakan Mesin

b.         Kerusakan Komponen

c.         Tidak tersedianya komponen

d.         Pengiriman komponen yang terlambat

4.        Mendapatkan potongan harga jika beli dalam jumlah banyak

5.        Proses produksi yang tidak dapat diandalkan à selalu hasilkan produk rusak

6.        Hindari resiko kenaikan harga dimasa yad

Economic Order Quantity : Model Persediaan Tradisional

EOQ merupakan contoh dari system persediaan yang didorong (push inventory system) à perolehan persediaan diawali dengan antisipasi permintaan di masa mendatang – bukan reaksi terhadap permintaan saat ini.

1.        Biaya Persediaan  = Biaya pemesanan / Persiapan + Biaya penyimpanan

                     TC              =                    PD/Q                       +            CQ/2   ………..(1)

        dimana :

        P : Biaya penempatan dan penerimaan pesanan/biaya persiapan pelaksanaan produksi

        D : Jumlah permintaan tahunan yang diketahui

        Q : Jumlah unit yang dipesan setiap kali pesanan dilakukan

        C : Biaya penyimpanan satu unit persediaan selama satu tahun

Missal : Sebuah usaha reparasi lemari es (dimana komponen dibeli dari pemasok eksternal)  

                        D = 10.000 unit                    P = $25 perpesanan

                        Q = 1.000 unit                      C = $2 perunt

                                       

Biaya persediaan = (10 kali pesanan X $25/pesanan) + ($2 x (1000 unit /2)

                             =  $1.250

Artinya : Kuantitas pesanan sebanyak 1.000 dengan total biaya $1.250 apakah sudah merupakan pilihan terbaik (biaya terkecil) à Itu sebabnya perlu EOQ !!!

        EOQ / Q  =  √ 2PD/C

                          = √ (2 x $25 X 10.000) : $2

                        = √ 250.000

                         =    500 unit à Pemesanan 500 unit tiap kali pesanan à 20 x pesanan merupakan hitungan yang menghasilkan biaya persediaan terkecil à masukan ke pesamaan (1) à Biayanya menjadi $1.000 (Bandingkan dengan Q = 1.000 unit à biaya $1.250)

Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point / ROP)

à Titik dimana suatu pesanan baru harus dilakukan (atau persiapan dimulai)

à Fungsi dari EOQ, tenggang waktu dan tingkat dimana persediaan hampir habis

Tenggang waktu / Lead Time :  waktu yang dibutuhkan untuk menerima kuantitas pesanan ekonomis setelah pesanan dilakukan atau persiapan dimulai

ROP = Tingkat Penggunaan x Tenggang Waktu

Misal : Contoh di atas. Produsen gunakan 50 komponen / hari dengan tenggang waktu 4 hari à ROP = 50 x 4 = 200 unit à Saat persediaan 200 unit sudah harus pesan lagi.

Ketidakpastian Permintaan dan Titik Pemesanan Kembali

Jika permintaan atas komponen atau produk tidak diketahui dengan pasti, maka ada kemungkinan terjadinya kehabisan persediaan. Sebagai contoh, jika komponen lemari es digunakan pada tingkat 60 komponen perhari dan bukan 50, maka sesuai perhitungan ROP diatas sebesar 200 komponen akan habis dalam waku 3 1/3 hari dan aktivitas reparasi yang membutuhkan komponin ini akan menganggur 2/3 hari.

Guna menghindari hal ini, organisasi sering menyimpan persediaan pengaman (safety stock) à persediaan ekstra yang disimpan sebagai jaminan atas fluktuasi permintaan.

Contoh : Jika penggunaan maksimal komponen lemari es 60 unit perhari dan rata-rata penggunaan adalah 50 unit perhari, dan tenggang waktu 4 hari, maka persediaan pengaman dihitung sb:

                Safety Stock =     Penggunaan maksimal                       60

                                                Rata-rata penggunaan                       50

                                                Selisih                                                     10

                                                Tenggang waktu                                x 4 hari

                                                Safety stock                                         40 unit

                ROP = ROP semula + Safety Stock

                         = 200 + 40 = 240 unit

EOQ, ROP dan SAFETY STOCK pada Perusahaan Manufaktur

Benson Company, manufaktur besar pembuat alat-alat pertanian yang memiliki beberapa pabrik. Manajer di baprik Barat Tengah ini mencoba menentukan ukuran produksi untuk bagian pembuatan mata pisau. Ia yakin bahwa ukuran lota yang ada sekarang terlalu besar dan ingin mengidentifikasi jumlah yang harus diproduksi agar dapat meminimalkan biaya penyimpanan dan biaya persiapan. Ia juga ingin menghindari kehabisan persediaan karena setiap kehabisan persediaan itu akan menutup Departemen Perakitan.

Guna membantu manajer tersebut membuat keputusan, kontroler perusahaan telah menyedian informasi beriktut :

                Permintaan rata-rata mata pisau                     320 perhari

                Permintaan maksimal mata pisau                   340 perhari

                Permintaan tahunan mata pisau                     80.000

                Biaya penyimpanan perunit                             $5

                Biaya persiapan                                                  $12.500

                Tenggang waktu                                                  20 hari

                EOQ = √ 2PD/C à √ 2 x 12.500 x 80.000 : 5 à √400.000.000 à 20.000 belati

                Safety Stock :      Penggunaan maksimal                       340

                                                Penggunaan rata-rata                         320

                                                Selisih                                                       20

                                                Tenggang waktu                                x 20

                                                Safety Stock                                         400

                ROP        = (Penggunaan rata-rata x tenggang waktu) + Safety stock

                                = (320 x 20) + 400 à 6.800 unit

                                      

Kebaikan  EOQ :

·         Persediaan tradisional baik bagi beberapa kasus seperti persediaan obat yang penting untuk mengatasi serangan jantung

·         Menyeimbangkan biaya persiapan biaya persiapan dan penyimpanan yang memaksimumkan laba atau meminimumkan biaya

·         Saat biaya persiapan tinggi jadi lebih baik buat produk dengan jumlah besar

·         Sangat baik saat mengatasi masalah yang berkaitan dengan ketidakpastian.

MANAJEMEN PERSEDIAAN JIT

A. Perbandingan Manufaktur JIT dan Tradisional à table 19-4 dan 19-6

B. Biaya Persiapan dan Penyimpanan : Pendekatan JIT

JIT merupakan pendekatan yang meminimalkan total biaya penyimpanan dan biaya persiapan yang sangat berbeda dari trandisional. Dalam JIT, tidak menerima biaya persiapan (atau biaya pemesanan) malah JIT mencoba menekan hingga nol à sehingga biaya yang tersisa untuk dikurangi adalah biaya penyimpanan à yang dicapai dengan mengurangi persediaan sampai tingkat yang sangat rendah.

Biaya Pemesanan dikurangi dengan cara :

1.        Kontrak Jangka Panjang dengan Pemasok

2.        Pengisian Kembali Yang Berkesinambungan (continuous replenishment)

        à Pembuat barang mengambil alih fungsi manajemen persediaan pengecer dengan memberitahu pengecer kapan dan berapa banyak persediaan yang harus dipesan kembali dan pengecer meninjau usul ini.

                Contoh : Yang dijalankan Wal-Mart dan Proctec & Gamble

3.        Pertukaran Data Elektronik (Electronic data interchange –EDI)

        à suatu bentuk awal dari perdagangan elektronik yang intinya : suatu metode terotomatisasi dari pengiriman informasi dari computer ke computer.

        à EDI memungkinkan para pemasok mengakses database para pembeli, sehingga memungkinkan pemasok tahu kapan pembeli butuh pesanan barang à karena ada tukuren barang

4.        JIT II

        à Kemitraan JIT ke tingkat yang lebih tinggi, dengan menempatkan wakil pemasok yang bekerja di lapangan (secara penuh), difasilitasi pelanggan tetapi dibayar oleh pemasok, menghadiri pertemuan perencanaan produksi, memiliki otoritas untuk membuat pesanan atas nama pelanggan. Contoh : JIT II yang dijalankan oleh IBM, Intel, AT&T dll

KETERBATASAN JIT

1.        Sering timbul masalah dengan pemasok, meski ada kontrak jangka panjang

2.        Pandangan negative dari karyawan yang merasa diperas tenaganya

3.        Jika tidak dijalankan dengan baik à ada resiko kehilangan penjualan yang bisa jadi meruakan penjualan yang hilang selamanya

Homework :

1.  Sebuah toko perbaikan TV local menggunakan 36.000 unit suku cadang tiap tahun (rata-rata 100 unit setiap hari kerja). Biaya penempatan dan penerimaan pesanan $20. Toko memesan dalam lot berisi 400 unit. Biaya penyimpanan perunit pertahun $4

Diminta :

1.       Hitunglah total biaya pemesanan tahunan

2.       Hitunglah total biaya penyimpanan tahunan

3.       Hitunglah total biaya persediaan tahunan

4.       Hitunglah EOQ

5.       Hitunglah total biaya persediaan tahunan dengan gunakan kebijakan EOQ

6.       Berapa yang dihemat setiap tahun dengan gunakan EOQ dibanding dengan menggunakn ukuran pesanan sebanyak 400 unit

7.       Hitungkah titik ROP, dengan asumsi lead time 3 hari

8.       Anggaplah   penggunaan suku cadang bisa menacapai 110 unti perhari. Hitunglah persediaan pengaman dan ROP yang baru.

2.        Hurst Company menjual peralatan medis. Suatu bahan baku yang dipesannya adalah plastic. Plastik dicairkan dan ditempatkan dalam cetakan yang digunakan untuk memproduksi berbagai instrument. Informasi yang didapatkan untuk bahan baku plastic adalah sbb:

                        Kuantitas pesanan ekonomis           120.000 pon

                        Penggunaan harian rata-rata                8.000 pon

                        Penggunaan harian maksimal            12.000 pon

                        Tenggang waktu                                             3 hari

        Diminta : ROP bila tidak ada dan ada safety stock yang disimpan.