LEAN MANUFACTURING

A.          Sejarah Singkat LEAN MANUFACTURING

Perusahaan-perusahaan AS selalu berusaha mencari berbagai strategi efisiensi yang dapat menurunkan biaya, meningkatkan output, menjadi lebih kompetitif, dan meningkatkan pangsa pasar. Orientasi proses dan produksi masal yang berjaya sebelum masa PD II telah berubah menjadi orientasi hasil, fokus pada output, dan sistem produksi.

Perusahaan-perusahaan Jepang setelah masa PDII berusaha membangun kembali diri mereka. Masalah-masalah yang mereka hadapi sangat berbeda, bahkan bertolak belakang dengan apa yang ada di Barat. Pada saat Barat bergelimang dengan sumber-sumber daya, mereka mengalami kekurangan sumber daya manusia, material, maupun finansial. Kondisi ini memaksa mereka untuk mengembangkan praktek-praktek manufaktur baru yang rendah biaya. Pimpinan-pimpinan perusahaan Jepang terdahulu seperti Eiji Toyoda, Taiichi Ohno, dan Shingeo Shingo dari Toyota Motor Company, mengembangkan sebuah sistem produksi yang disiplin dan berfokus pada proses yang sekarang dikenal sebagai “Toyota Production System” atau “Lean Production”. Tujuan dari sistem ini adalah untuk meminimumkan penggunaan sumber-sumber daya yang tidak memberi nilai tambah pada produk.

Konsep “Lean Manufacturing” dipopulerkan di Amerika oleh Massachusetts Institute of Technology dalam studi mengenai pergerakan dari produksi masal kearah produksi seperti yang dijabarkan dalam The Machine that Changed the World (Womack, Jones & Roos, 1990). Disana dibahas mengenai perbedaan besar antara kinerja perusahaan otomotif Amerika dan Jepang. Buku tersebut juga membahas elemen-elemen penting yang menyebabkan lean production bisa mewujudkan kinerja tinggi.

Istilah lean digunakan karena metode bisnis Jepang menggunakan lebih sedikit usaha manusia, investasi, ruang produksi, material, dan waktu dalam semua aspek operasional. Persaingan antara perusahaan-perusahaan otomotif Jepang dan AS selama 25 tahun belakangan menyebabkan prinsip-prinsip lean diadopsi keseluruh bisnis manufaktur AS.

B.            APAKAH LEAN MANUFACTURING ?

Lean Manufacturing bisa didefinisikan sebagai:

“Pendekatan sistematis untuk mengidentifikasikan dan mengeliminasi sampah (aktifitas-aktifitas tanpa nilai tambah) melalui perbaikan berkesinambungan dengan aliran produk berdasarkan kehendak konsumen (pulll system) dalam mengejar kesempurnaan. “

VALUE (NILAI)

Di dalam lean production, nilai dari suatu produk ditentukan hanya oleh konsumen. Produk harus memenuhi kebutuhan konsumen baik waktu maupun harga. Beribu kesulitan dan hal-hal rumit yang dilakukan oleh produsen untuk menghasilkan suatu produk sebenarnya tidak dipandang oleh konsumen. Untuk dapat melihat nilai dari mata konsumen, perusahaan harus melakukan analisis komprehensif terhadap keseluruhan proses bisnis mereka. Identifikasi nilai dalam lean production berarti memahami seluruh aktifitas yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk tertentu, kemudian mengoptimalkan keseluruhan proses dari sudut pandang konsumen. Cara pandang ini sangat penting karena akan sangat membantu dalam mengidentifikasi aktifitas-aktifitas mana yang jelas-jelas memberikan nilai tambah, mana yang tidak memberikan nilai tambah tapi tidak bisa dihindarkan, dan mana yang tidak memberikan nilai tambah dan bisa dihindarkan.

CONTINOUS IMPROVEMENT (PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN)

Perubahan ke iklim lean tidak bisa terjadi hanya dalam semalam. Mental untuk melakukan perbaikan yang berkesinambungan sangat dibutuhkan untuk dapat meraih tujuan perusahaan. Istilah “perbaikan berkesinambungan” (continous improvement) berarti peningkatan perbaikan terhadap produk, proses, atau pelayanan sepanjang waktu, dengan tujuan untuk mengurangi sampah (kesia-siaan) untuk meningkatkan tempat kerja secara fungsional, pelayanan konsumen, atau kinerja produk (Suzaki, 1987). Prinsip-prinsip perbaikan berkesinambungan, seperti yang telah diterapkan oleh perusahaan-perusahaan terkemuka, berhasil memberikan perbaikan kinerja yang luar biasa yang hampir mustahil dicapai oleh kompetitor mereka.

Lean Production yang diterapkan secara benar, akan memberikan hasil sebuah organisasi yang belajar. Seperti yang dialami semua organisasi, kesalahan pasti terjadi. Tetapi, kesalahan tersebut tidak akan diulangi lagi karena ini adalah sebuah bentuk sampah (kesia-siaan) yang ingin dibuang oleh metode dan filosofi lean production.

CUSTOMER FOCUS

Perusahaan lean manufacturing, berpikir lebih banyak tentang konsumen daripada tentang mesin, tenaga kerja, atau overhead. Masukan dan umpan balik dari konsumen ditekankan untuk memastikan kualitas dan kepuasan pelanggan, yang pada akhirnya akan mendukung penjualan.

PERFECTION (KESEMPURNAAN)

Konsep kesempurnaan dalam lean production berarti adanya kesempatan tak terbatas untuk meningkatkan penggunaan segala bentuk asset. Pengurangan segala bentuk kesia-siaan secara sistematis akan menurunkan biaya operasional dan memenuhi kebutuhan konsumen dengan nilai maksimum dan harga rendah. Kesempurnaan tidak akan pernah bisa tercapai, tetapi mengejarnya adalah sebuah tujuan yang patut dilakukan karena akan membantu menjaga praktek-praktek yang sia-sia.

FOCUS ON WASTE

Sasaran Lean Manufacturing adalah menghilangkan segala bentuk sampah (kesia-siaan) di setiap area produksi, termasuk hubungan pelanggan, desain produk, jaringan supplier, dan manajemen pabrik. Tujuannya adalah menggunakan lebih sedikit tenaga manusia, lebih sedikit inventory, lebih sedikit waktu untuk menghasilkan produk, dan lebih sedikit tempat untuk menjadi lebih responsif terhadap permintaan konsumen sementara menghasilkan produk dengan kualitas prima dengan cara yang paling efisien dan ekonomis.

Pada dasarnya, sampah (kesia-siaan) adalah segala sesuatu yang tidak ingin dibayar oleh konsumen. Beberapa tipe kesia-siaan dalam lean manufacturing system termasuk:

Overproduction : memproduksi lebih banyak dari yang permintaan, atau memproduksi sebelum diinginkan. Hal ini terlihat pada simpanan material. Ini adalah akibat dari produksi berdasarkan permintaan spekulatif.

Produksi berlebihan juga berarti membuat lebih banyak dari yang dibutuhkan oleh proses berikutnya, membuat sebelum diinginkan oleh proses berikutnya, atau membuat lebih cepat dari yang dibutuhkan oleh proses berikutnya.

Penyebab over produksi :

·                     Logika just-in-case (untuk jaga-jaga)

·                     Penggunaan otomatisasi yang salah

·                     Proses setup yang lama

·                     Penjadwalan yang salah

·                     Ketidakseimbangan beban kerja

·                     Rekayasa berlebihan

·                     Inspeksi berlebihan

·                     dll

Waiting (menunggu): waktu menunggu dalam proses harus dihilangkan. Prinsipnya adalah memaksimalkan penggunaan / efisiensi pekerja daripada memaksimalkan penggunaan mesin-mesin.

Penyebab menunggu termasuk:

·                     Ketidakseimbangan beban kerja

·                     Pemeliharaan yang tidak terencana

·                     Waktu setup yang lama

·                     Penggunaan otomatisasi yang salah

·                     Masalah kualitas yang tidak selesai

·                     Penjadwalan yang salah

·                     dll

Work in Process (WIP): adalah material antar operasi yang timbul karena lot produksi yang besar atau proses-proses dengan waktu siklus yang panjang.

Penyebab inventory berlebihan:

·                     Melindungi perusahaan dari inefisiensi dan masalah-masalah tak terduga

·                     Kompleksitas produk

·                     Penjadwalan yang salah

·                     Peramalan pasar yang buruk

·                     Beban kerja tidak seimbang

·                     Supplier yang tidak bisa diandalkan

·                     Kesalahan komunikasi

·                     Sistem reward

Proses yang sia-sia: harus dihilangkan dengan cara bertanya mengapa sebuah proses diperlukan dan mengapa sebuah produk diproduksi. Semua langkah proses yang tidak diperlukan harus dihilangkan. Beberapa penyebabnya:

·                     Perubahan produk tanpa perubahan proses

·                     Logika just-in-case

·                     Keinginan konsumen yang sebenarnya tidak jelas

·                     Proses berlebihan untuk menutupi downtime

·                     Kurang komunikasi

·                     Redundant approvals

·                     Extra copies/informasi berlebihan

·                     dll

Transportasi: tidak ada nilai tambah pada produk. Daripada memperbaiki transportasi, akan lebih baik bila dikurangi atau dihilangkan. Beberapa penyebab transportasi tinggi:

·                     Layout pabrik yang buruk

·                     Pemahaman yang buruk terhadap aliran proses produksi

·                     Ukuran lot besar, lead time besar, dan area penyimpanan yang besar

Gerakan: gerakan dari pekerja, mesin, dan perpindahan (karena lokasi tools dan parts) adalah kesia-siaan. Daripada melakukan otomatisasi terhadap gerakan sia-sia, operasionalnya sendiri yang seharusnya diperbaiki. Penyebabnya antara lain:

·                     efektifitas manusia/mesin yang buruk

·                     metode kerja yang tidak konsisten

·                     layout fasilitas yang buruk

·                     pemeliharaan dan organisasi tempat kerja yang buruk

·                     gerakan tambahan saat menunggu

Membuat produk cacat: adalah kesia-siaan yang sempurna. Mencegah timbulnya cacat lebih baik daripada mencari dan memperbaiki cacat. Penyebabnya antara lain:

·                     Kontrol proses yang lemah

·                     Kualitas buruk

·                     Tingkat inventory tidak seimbang

·                     Perencanaan maintenance yang buruk

·                     Kurangnya pendidikan / training / instruksi kerja

·                     Desain produk

·                     Keinginan konsumen tidak dimengerti

Underutilizing people: tidak memanfaatkan kemampuan SDM yang ada. Penyebabnya antara lain:

·                     Budaya bisnis, politik

·                     Perekrutan yang buruk

·                     Rendah / tidak adanya investasi untuk training

·                     Strategi upah rendah, turnover tinggi

Hampir semua bentuk kesia-siaan dalam proses produksi dapat masuk setidaknya satu dari kategori diatas. Seorang yang memahami konsep ini, akan melihat bahwa sampah (kesia-siaan) adalah musuh utama yang akan sangat menghambat kinerja bisnis dan mengancam kemakmuran kecuali dapat dihilangkan sepanjang waktu tanpa ampun. Lean Manufacturing adalah sebuah pendekatan untuk menghilangkan kesia-siaan dengan mengurangi biaya dalam keseluruhan proses produksi, dalam operasi-operasi didalam proses, dan dalam penggunaan tenaga kerja. Fokusnya adalah membuat seluruh proses mengalir, bukan perbaikan satu atau beberapa operasi individu.

C.            ELEMEN DASAR LEAN MANUFACTURING

·                     Menghilangkan kesia-siaan

·                     Reliabilitas peralatan

·                     Kemampuan proses

·                     Aliran berkelanjutan

·                     Material mengalir satu persatu

·                     Persediaan minimum dalam proses produksi, raw material, WIP, dan produk jadi

·                     Mengurangi cacat

·                     Mengurangi lead time

·                     Anti kesalahan

·                     Sistem kualitas Stop-the-Line

·                     Sistem kanban

·                     Standar kerja

·                     Manajemen visual (MBWA)

·                     In station process control

·                     Level production

·                     Perubahan yang cepat

·                     Kerja tim

·                     Point of use storage

D.            KUNCI KEBERHASILAN LEAN

Dibawah ini terdapat beberapa pertimbangan untuk implementasi lean yang sukses:

Persiapkan dan motivasi SDM

·                     Sebarluaskan orientasi Continuous Improvement, Kualitas

·                     Rekrut dan Training SDM dengan skill yang tepat

·                     Ciptakan pemahaman bersama mengenai perlunya perubahan lean

Employee Involvement (keterlibatan karyawan)

·                     Dorong pengambilan keputusan dan pengembangan sistem hingga ke level terendah

·                     Latih dan dayagunakan SDM

Share informasi dan manage harapan-harapan

Identifikasi dan dayagunakan para juara, terutama manager-manager operasional

·                     Hilangkan hambatan-hambatan (misal: people, layout, systems)

·                     Buatlah directive tetapi juga empowering

Ciptakan atmosfir percobaan (experimentation atmosphere)

·                     Toleransi terhadap kesalahan, kesabaran, dll

·                     Kemauan untuk mengambil resiko

Jalankan ukuran kinerja, evaluasi, dan sistem rewards yang realistis

·                     Tujuan kinerja yang jelas pada saat implementasi

·                     Ukur hasil, bukan jumlah aktifitas / kejadian

·                     Satukan perbaikan-perbaikan, jangka panjang, untuk membuat sebuah target kinerja makro (mis: inventory turns, quality, delivery, overall cost reductions)

Jalankan pilot projects sebelum menerapkan budaya ke seluruh organisasi

·                     Setelah beberapa keberhasilan dalam operasional, barulah kembangkan keseluruh organisasi.