Sistem Pengendalian Manajemen Penyusunan Anggaran

DEFINISI DAN PERAN ANGGARAN

Penyusunan anggaran adalah rencana dalam bentuk pengkuantifikasian, biasanya dalam unit moneter untuk kurun waktu tertentu . hasil dari penyusunan anggaran adalah anggaran merupakan rencana  yang diungkapkan secara kuantitatif dalam unit moneter untuk periode satu tahun,program atau strategic plan yang telah disetujui pada tahp sebelumnya merupakan titik awal dalam mempersiapkan anggaran . anggaran menunjukan jabaran dari program dengan menggunakan informasi terkini. Dalam anggaran program dihubungkan dengan pusat pertanggung jawaban bukannya program secara individual  yaitu anggaran yang menggambarkan biaya – biaya yang dikeluarkan oleh setiap manajer yang bertanggung jawab terhadap sebuah program atau bagian dari program.proses penyusunan anggaran pada dasaranya merupakan suatu proses negoisasi antara manajer pusat pertanggungjawabannya Dan atasannya .hasil akhir proses negoisasi adalah persetujuan tentang perkiraan biaya yang akan terjadi selama satu tahun (untuk  pusat biaya ) atau anggaran laba atau roi yang disyratkan ( untuk pusat laba atau pusat investasi )

Dengan demikian  anggaran mempunya dua persen penting didalam sebuah perusahaan ,di satu sisi anggaran berperan sebagai alat untuk perencanaan ( planning ) dan satu sisi  anggaran berperan sebagai alat untuk melakukan pengedalian ( control ) jangka pendek bagi suatu organisasi ,sebagai sebuah rencana tindakan ,anggaran dapat digunakan sebagai alat untuk mengendalikan kegiatan organisasi atau unit organisasi dengan cara membandingkan antara  hasil sesungguhnya yang dicapai dengan rencana yang telah ditetapkan .jika hasil sesungguhnya berbeda secara signifikan dari renmcana tindakan tertentu harus diambil untuk melakukan revisi yang perlu terhadap rencana

KARAKTERISTIK ANGGARAN

Anggaran merupakan alat yang  penting untuk perencanaan dan pengendalian jangka pendek bagi suatu organisasi . anggaran operasi biasanya leiputi satu tahun dan menyatakan rencana pendapatan dan biaya untuk tahun tersebut .

Anggaran mempunyai cicri- mciri sebagai berikut :

• Anggaran mengestimasi tingkat laba potensial dari suatu unit usaha
• Anggaran dinyatakan dalam satuan keuangan ,walaupun stuan keuangan tersebut dibantu dengan data non keuangan ( jumlah unit yang dijual  atau diproduksi)
• Anggaran umumnya meliputi periode satu tahun
• Anggaran merupakan komitmen manajemen yang berarti bahwa manajer mau menerima tanggung jawab untuk mencapai target yang dianggarkan
• Usulan anggaran ditelaah dan disetujui oleh  pejabat yang lebih tinggi dari penyusun anggaran
• Anggaran yang telah disetujui diubah hanya jika terjadi kondisi khusus
• Secara periodic kinerja keuangan ,kinerja keuangan sesungguhnya dibandingkan dengan anggaran kemudian selisihnya dianalis dan dijelaskan

Hubungan anggaran dengan perencanaan Strategi

Perencanaan strtaegi seperti yang telah diuraikan pada bagian sebelumnya merupakan proses memutuskan atau beberapa program yang akan dilaksanankan dalam rangka impleentasi strategi perusahaan. Baik perencanaan strategis maupun penyusunan anggaran melibatkan perencanaan, tapi tipe kegiatan perencanaan itu sendiri  berbeda satu sama lainnya , proses penyusunan anggaran memfokuskan pada satu tahun sementara perencanaan strategi memfokuskan kegiatan untuk Periode beberapa tahun. Perencanaan strategi mendahului penyusunan anggaran dimana nantinya merupakan kerangka acuan untuk penyusunan anggaran. Perbedaan mendasar lainnya adalah rencana strategi terstruktur menurut lini produk ataupun program lain, sementara penyusunan anggaran terstruktur menurut pusat pertanggungjawaban. Perencanaan kembali suatu program perlu karena anggaran akan mempengaruhi prestasi manajer sebelum dilaksanakannya anggaran dan untuk menguji prestasi setelah terjadinya.

Perbandingan Anggaran Dengan Forecasting

Suatu anggaran berbeda dari forecasting. Anggaran merupakan rencana manajemen dengan asumsi implisit dan langkah – langkah yang akan dijalankan oleh manajer yag menyiapkan manajemen, sementara forecast merupakan prediksi atas apa yang akan terjadi, diman forecaster-nya sendiri tidak akan merasakan akibatnya atas apa yang menjadi prakiraannya. Berbeda dengan anggaran, karakteristik dari forecast adalah:

·         Forecast bisa tidak dinyatakan dalam bentuk uang.

·         Bisa berlaku untuk beberapa periode.

·         Forecaster-nya sendiri tidak bertanggungjawab terhadap hasil prakiraannya.

·         Prakiraan akan selalu disesuaikan jika ada ada informasi baru yang mengubah kondisi.

·         Selisih antara ramalan dan kenyataan tidak perlu dianalisis secara formal dan secara periodik.

KEGUNAAN ANGGARAN

Penyusunan anggaran mempunyai 4 sasaran pokok, yaitu anggaran berguna untuk;

·         Memperoleh rencana strategi.

·         Membantu koordinasi kegiatan beberapa bagian dari suatu organisasi.

·         Melimpahkan tanggungjawab kepada manajer untuk memberikan otorisasi jumlah yang diizinkan untuk dikeluarkan dan menginformasikan kinerja yang diharapkan.

·         Memperoleh kesepakatan bahwa anggaran merupakan dasar penilaian kinerja manajer..

ISI ANGGARAN

Kategori Anggaran Operasional

Untuk perusahaan skala kecil apalagi ntidak membagi ke dalam unit – unit usaha maka anggaranb keseluruhan biasanya sangat ringkas ,tetapi untuk perusahaan yang besar disampi berisi ringkasan anggaran secara umum juga disebutkan anggaran secara terinci dan masing – masing unit usaha lalu penelitian dan pengembangan dan biaya administarsi umum . isi anggaran tersebut adalah :

Anggaran pendapatan anggaran pendapatan terdiri dari proyeksi jumlah unit penjualan dikalikan dengan harga jual yang diharapkan dari semua elemen anggaran laba ,unsure pendpatan merupakan factor penting dimana factor kediak pastian juga besar ,factor ketidak puasanan ini tentu saja berbeda dengan antara saatu perusahaan dengan perusahaan lainnya . anggaran perusahaan juga di dasarkan atas perkiraan beberapa keadaan dimana manajer tidak bertanggung jawab terhadapnya. Misalkan kedaan ekonomi ,juga pendapatan tergantung nantinya pada biaya iklan ,pelayanan ,mutu kemampuan individu . untuk keadaan ini seorang manajer unit usaha bias mengontrolnya teknik. Namun banyak juga perusahaan memasukkannya menjadi anggaran pemasaran, karena cenderung menjadi tanggung jawab bagian pemasaran

Anggaran biaya produksi dan biaya penjualan biasanya biaya bahan baku langsung dan biaya tenaga kerja langsung dihitung dari jumlah produk yang ada padsa anggaran penjulan namun perhitungan ini tidak layak karena perincian biaya tersebut tergantung campuran produk yang sebenarnya yang akan diproduksi. Untuk itu biaya bahan baku dan tenaga kerja standar dari tingkat volume yang direncanakan dari standar campuran produk  ditunjukan dalam anggaran. Manajer produksi dalam hal ini membuat perencanaan untuk memenuhi jumlah bahan baku dan tenaga kerja dan menyiapkan anggaran tersebut  untuk lead time yang cukup. Manajer tersebut juga harus membuat jadwal  produksi untuk menjamin sumber daya yang dibutuhkan untuk memproduksi jumlah  yang dianggarkan akan selalu tersedia

Biaya pemasaran . biaya pemasaran adalah biaya yang terjadi untuk nmemperoleh penjulan , jumlah yang dimasukan dalam anggaran harus disetujui nsebelum tahun anggaran dimulai ,biaya iklan harus disiapkan sebelum diiklankan ,begitu pula kontrak kerja media harus ditetapkan terlebih dahulu , biaya logistic biasanya dilaporkan terpisah dari biaya untuk mendapatkan order penjualan , baiaya yang dimaksud adalah biaya pesanan,biaya transport Dario gedung ke pelanggan,biaya angku gedung,dan biaya penagihan piutang. Secara konseptual biaya tersebut cenderung menjadi biaya produksi dari pada biaya pemasaran itulah sebabnya banyak dari biaya ini dikategorikan sebagai biaya teknik. Namun banyak juga perusahaan memasukkannya menjadi anggaran pemasaran, karena cenderung menjadi tanggung jawab bagian pemasaran

Biaya Administrasi dan Umum. Biaya ini adalah biaya staf baik di kantor pusat maupun unit usaha. Semua biaya tersebut merupakan biaya kebijakan, walaupun beberapa bagian (seperti biaya pembukuan pada bagian akuntansi) merupakan biaya teknik.

Biaya Penelitian dan Pengembangan. Ada dua pendekatan untuk biaya ini. Pertama, fokus biayanya pada jumlah keseluruhan saja. Pendekatan ini merupakan tingkat pengeluaran saat ini, atau bisa juga biaya tersebut meningkat jika terjadi peningkatan penjualan dengan keyakinan bahwa  perusahaan akan meningkatkan pengeluarannya, atau bisa juga biaya tersebut jika ada kesempatan untuk mengembangkan produk baru.

Kedua adalah memenuhi total biayanya dengan mengumpulkan rencana pengeluaran untuk masing-masing proyek yang disetujui ditambah cadangan untuk pekerjaan lain yang belum teridentifikasi saat ini.

Pajak Penghasilan. Walaupun Anggaran biasanya didasarkan pada laba setelah pajak , beberapa perusahaan tidak memasukkan unsur pajak penghasilan karena kebijakan pajak penghasilan merupakan kebijakan kantor pusat.

ANGGARAN LAINNYA

Anggaran yang komplit juga berisi anggaran modal, anggaran neraca, dan anggaran aliran kas. Ada juga pernyataan yang bersifat non-keuangan.

Anggaran Modal

Anggaran modal menyebutkan proyek modal yang disetujui, ditambah lump sum untuk proyek kecil yang tidak memerlukan persetujuan atasan. Biasanya diterapkan oleh orang yang berbeda dan terpisah dari anggaran operasional.

Anggaran Neraca

Anggaran neraca menunjukkan pengaruh terhadap neraca atau keputusan yang dimasukkan dalam anggaran operasional dan anggaran modal. Walaupun tidak semua unsur neraca merupakan alat kontrol tapi  sebagian bisa digunakan misalnya persediaan, piutang atau hutang dagang dimana biaya ini bisa dipengaruhi oleh biaya operasional.

 Anggaran Aliran Kas

Anggarann kas menunjukkan jumlah kas yang dibutuhkan selama tahun bersangkutan. Biaya tersebut bisa diperoleh dari laba yang ditahan, bisa dari pinjaman pihak luar, sehingga anggaran ini penting untuk perencanaan keuangan.

Management by Objectives

Tujuan keuangan dimana manajer bertanggung jawab untuk mencapainya pada satu tahun anggaran diperoleh dari empat tipe anggaran di atas. Secara implisit dalam jumlah anggaran yang disusun juga memuat tujuan khusus, membuka kantor penjualan baru, memperkenalkan satu lini produk baru, pelatihan pegawai, pemasangan jaringan komputer yang baru, dan lain-lain. Beberapa perusahaan memuat rencana ini secara eksplisit. Proses pengerjaan seperti ini disebut  Management by Objectives.

PROSES PENYUSUNAN ANGGARAN

ORGANISASI

Departemen Anggaran. Informasi sistem pengendalian terhadap anggaran biasanya dijalankan oleh bagian anggaran yang melaporkannya ke controller kantor pusat.

Fungsinya adalah

·         Menerbitkan prosedur dan formulir penyusunan anggaran

·         Mengkoordinasi dan menerbitkan setiap asumsi perusahaan secara umum yang menjadi dasar penyusunan anggaran (misalnya keadaan ekonomi)

·         Menjamin Informasi tersebut secara lengkap dan dikomunikasikan antar bagian organisasi

·         Menyediakan pembantu untuk menyusun anggaran

·         Menganalisis anggaran yang diusulkan dan memberi rekomendasi, selain kepada yang membuat anggaran juga ke pimpinan puncak

·         Menganalisis laporan prestasi dibandingkan dengan anggaran, menginterpretasi hasil dari menyiapkan laporan kesimpulan untuk manajer puncak.

·         Membuat administrasi proses revisi anggaran yang diusulkan

·         Mengkoordinasi pekerjaan departemen anggaran dengan bagian yang lebih rendah

Efektifitas dalam perubahan informasi . Anggaran yang disetujui diperoleh dari orang yang benar-benar menguasai permasalahan dan mempunyai pemahaman yang lebih terhadap pekerjaannya melalui interaksi dengan atasan selama proses penyusunan anggaran.

Tingkat Kesulitan Pencapaian Target Dalam Anggaran

Idealnya suatu anggaran adalah menantang tapi bisa dicapai. Beberapa alasan kenapa anggaran harus bisa dicapai adalah:

·         Jika target yang ditetapkan terlalu tinggi, manajer hanya termotivasi untuk mengambil tindakan jangka pendek saja.

·         Target yang bisa dicapai mengurangi motivasi manajer memanipulasi data.

·         Dengan target yang bisa dicapai akan menjamin keakuratan informasi target pada pihak luar.

·         Anggaran yang sulit dicapai akan berimplikasi pada target penjualan yang terlalu optimistik. Hal ini akan berakibat terlalu menekan pada kegiatan penjualan.

Keterlibatan Manajer Puncak

Keterlibatan manajer puncak diperlukan untuk memotivasi bawahan, tanpa partisipasi review dan persetujuan anggaran, akan menyebabkan bawahan bermain-main dengan target yang telah ditetapkan. Disamping itu manajer puncak harus mengikuti terus hasil dari anggaran tersebut.Jika tidak ada umpan balik dari manajer puncak maka sistem anggaran yang ditetapkan tidak akan memotivasi bawahan secara efektif.

Departemen Anggaran

Departemen anggaran harus menganlisis anggaran secara detail, dan memastikan anggaran tersebut disusun secara sempurna dan informasinya haruslah akurat. Untuk menjalankan fungsinya secara efektif, anggota  dari departemen anggaran haruslah memiliki reputasi jujur dan tidak memihak.

Teknik Kuantitatif

Ada beberapa teknik kuantitatif dalam penyusunan anggaran, yaitu:

Simulasi

Simulasi merupakan metode yang membuat suatu model sesuai kondisi sebenarnya, dan mengubah model tersebut untuk menggambarkan beberapa kesimpulan dari kondisi sebenarnya tersebut. Persiapan dan review anggaran merupakan proses simulasi. Jika program komputer digunakan, maka manajer puncak bisa mencari pengaruh atas perubahan yang dilakukan.

Estimasi Probabilitas

Setiap jumlah dari anggran merupakan satu estimasi titik. Misalnya estimasi penjualan dinyatakan dengan jumlah tertentu dari masing-masing jenis produk yang dijual.Estimasi titik ini perlu untuk pengawasan, setelah anggaran disetujui, bisa saja menggunakan komputer untuk mensubstitusi distribusi yang memungkinkan untuk masing-masing estimasi poin utama. Model ini kemudian dijalankan beberapa kali dan distribusi kemungkinan dari laba yang diharapkan dikalkulasi dan digunakan untuk tujuan perencanaan. Cara ini disebut Proses Monte Carlo.

Anggaran Tak Terduga

Beberapa perusahaan secara rutin menyusun anggaran tak terduga jika terjadi penurunan tingkat penjualan secara signifikan dari yang diharapkan sebelumnya. Misalnya anggaran tak terduga menentukan tindakan yang diambil berdasarkan penurunan 20% dari estimasi penjualan. Jika volume penjualan turun 20% maka manajer unit usaha bisa menentukan untuknya sendiri, sesuai anggara tak terduga, tindakan yang harus di ambil.